Vous est-il déjà arrivé de sortir d’une réunion en pensant que c’était inutile ? C’est certainement que l’organisateur n’a pas fait le nécessaire… Pour éviter que cela ne vous arrive, voici quelques rappels de base – encore trop peu connus – pour ne pas perdre de temps en rendez-vous.
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Cibler les invitations
Tout d’abord, il n’est pas nécessaire d’inviter tout le monde à une réunion. « C’est le rôle de l’organisateur de cibler les personnes à convoquer par ordre d’importance : les intervenants indispensables au bon déroulement de la rencontre et les participants qui peuvent se permettre de la manquer », souligne Yasmina Hardi, du cabinet. Coaching de foin. « Un petit mail avec le thème prévu et un rappel en début de réunion, ce n’est pas du luxe !
Un ordre du jour précis, un temps de parole à respecter
Une fois les bonnes personnes invitées, des règles de base doivent être respectées pour gagner en efficacité. Le premier d’entre eux : un agenda clairement défini en amont. « Ainsi, les participants peuvent arriver avec des objets et savoir quand intervenir », commente Bérangère Touchemann. Un petit mail avec le thème prévu et un rappel en début de réunion, ce n’est pas un luxe ! Il est également important de préciser non seulement l’heure de début mais aussi l’heure de fin de la réunion, pour éviter les digressions inutiles et les hors-sujets.
Des conflits à résoudre, une voix à mesurer
« C’est à l’organisateur d’encadrer la rencontre et de relancer les débats si nécessaire », pointe Yasmina Hardi. Exemple : soumettez une phrase interrogative du type « Tout le monde s’est-il exprimé comme il le souhaitait avant de passer au point suivant ? », afin que les participants ne se sentent pas frustrés. Et si la discussion dégénère ? « Il faut savoir se responsabiliser et décider », précise Bérangère Touchemann. Il appartient à l’organisateur de décider si la discussion entre dans le cadre de l’ordre du jour ou si elle s’en écarte, auquel cas elle doit être terminée en expliquant que ce n’est pas le moment de discuter du sujet qui est à l’ordre du jour. fait conflit. « Exemple : » L’objectif de cette réunion était de décider sur tel ou tel sujet. J’ai peur que cette discussion s’écarte du sujet initial. J’en prends donc note, mais je vous invite à en discuter lors d’une prochaine rencontre. «
Des enseignements à tirer, un rapport à rédiger et diffuser
Une fois la réunion terminée, il ne s’agit pas pour les participants de sortir sans rien retenir. Le mieux est de leur envoyer un rapport par email. « Cette pratique implique de la rigueur pour l’organisateur. Il devrait pouvoir rédiger une synthèse en reprenant les grandes lignes de la rencontre, les sujets qui ont été débattus et les éléments qui pourraient être soumis à un vote ou à une décision », note Yasmina Hardi. « C’est utile non seulement pour les participants mais aussi pour ceux qui n’ont pas pu se rendre à la réunion », ajoute Bérangère Touchemann. »
Que faire si l’organisateur ne remplit pas ses missions ?
- Si vous êtes invité à une réunion qui ne vous concerne pas, n’hésitez pas à contacter l’organisateur pour clarifier les choses et le cas échéant justifier votre absence. L’idée n’est pas de se faire passer pour un collègue réticent, mais comme quelqu’un qui sait gérer son temps et ses priorités. « Et attention à ne pas s’engager dans un premier temps pour finalement se désister au dernier moment. Il vaut mieux être clair et franc dès le départ, c’est toujours plus apprécié », prévient Bérangère Touchemann, coach de carrière.
- Si l’objet de la réunion ne vous a pas été rappelé au préalable, « il n’est pas interdit de demander quelques précisions en appelant l’organisateur en début de réunion : » Serait-il possible de rappeler l’objet de la réunion avec le principal lignes qui seront couvertes, s’il vous plaît ? « », conseille Bérangère Touchemann.
- Enfin, si vous n’aviez pas droit à une révision, rien ne vous empêche d’en demander une ou de confronter vos notes avec vos collègues pour faire le point sur ce que vous avez pu manquer.
