Quelles questions d’entrevue de bureau pouvez-vous attendre dans votre entretien d’embauche clérical ou administratif?
Préparer les réponses aux questions gagnantes des entrevues en utilisant ces lignes directrices.
[Questions d’entrevue de bureau]
Les postes vacants de bureau se trouvent dans un large éventail d’organisations et les emplois de bureau comprennent un large éventail de tâches et d’activités.
Ces questions d’entrevue courantes pour les postes de bureau explorent les capacités clés et les compétences nécessaires pour réussir dans ce type d’emploi. Soyez prêt à impressionner dans votre entrevue d’emploi de bureau.
Préparez-vous pour ces questions d’entrevue de bureau fréquemment posées sur vos compétences et votre expérience pour un poste administratif ou de bureau.
Contenu
Comment votre expérience de travail vous équipe-t-elle pour ce travail?
Trouvez les aptitudes et compétences clés requises pour ce poste dans l’offre d’emploi. Décrivez comment vous avez démontré ces compétences dans vos emplois précédents.
Les compétences clés pour les postes administratifs comprennent généralement communiquer avec les clients, employés et autres personnes pour répondre aux questions, obtenir et donner des informations, prendre et diriger des appels, classer, compiler, vérifier et distribuer des documents et de la correspondance, enregistrer des données et planifier des activités.
Quel logiciel avez-vous utilisé?
Détaillez les paquets que vous connaissez et expliquez ce pour quoi vous avez utilisé chaque paquet. Donnez des exemples spécifiques des fonctions que vous maîtrisez, telles que la création et la mise en forme de feuilles de calcul dans Excel et la création et la modification de tableaux dans Word.
Reliez vos compétences en informatique aux exigences du poste.
De quels types de correspondance étiez-vous responsable?
Lorsque vous répondez à des questions d’entrevue cléricales comme celle-ci, indiquez le niveau de responsabilité que vous avez eu à l’égard de la production et de la modification de la correspondance.
Avez-vous tapé de la correspondance à partir de brouillons, de copies corrigées, d’enregistrements vocaux, de dictées ou de versions antérieures? Mettez en surbrillance vos connaissances de la composition anglaise, l’orthographe et les règles grammaticales. Explique comment tu as assuré la précision. Fournir des échantillons de travail pour soutenir votre réponse.
Quels rapports avez-vous dû composer, formater ou vérifier et distribuer?
Donnez des exemples des rapports dont vous étiez responsable et expliquez comment vous avez obtenu et géré les informations nécessaires et quels systèmes vous avez utilisés pour générer et distribuer les rapports.
Avec quels types de systèmes de gestion de données avez-vous travaillé?
Soulignez comment vous avez veillé à ce que les données soient à jour et à jour. Comment avez-vous assuré une récupération efficace de l’information? Détaillez les différents systèmes que vous connaissez et expliquez leurs avantages et leurs inconvénients. Discutez des améliorations que vous avez faites.
Cela montre que vous avez géré activement le système de données et que vous ne l’avez pas simplement géré.
Quelles informations étiez-vous responsable du traitement?
Concentrez-vous sur les types et le volume d’informations – formulaires, etc. – à capturer et à traiter. Quels logiciels et systèmes avez-vous utilisés?
Une partie importante de la réponse aux questions d’entretien de bureau sur le traitement de l’information est de détailler comment vous avez vérifié ou audité l’information avant de la traiter? Comment vérifiez-vous les erreurs?
Quel type d’information avez-vous gardé confidentiel dans votre dernier emploi de bureau?
Montrez comment vous avez utilisé votre jugement pour déterminer quels types d’informations et de situations garder confidentielles. Donnez des exemples spécifiques des informations confidentielles que vous avez gérées. Comment cette information a-t-elle été stockée? Comment l’avez-vous surveillé? Quel était le processus pour le récupérer?
Quelle expérience avez-vous avec la manipulation de l’argent?
Détaillez vos responsabilités dans ce domaine. Avez-vous collecté, compté et déboursé de l’argent? Y avait-il une comptabilité de base impliquée? Étiez-vous responsable des transactions bancaires?
Quelle expérience avez-vous de la mise en place de réunions?
Comment avez-vous organisé les sites, informé les participants, organisé la documentation, mis en place la salle de réunion? Étiez-vous également responsable de la prise et de la distribution des procès-verbaux?
Quel genre d’interactions avez-vous eu avec le public?
Concentrez-vous sur les requêtes ou les demandes de clients ou de membres du public.
Mettez en évidence votre utilisation des connaissances du département et de l’entreprise pour répondre avec succès aux questions et fournir des informations. Ces questions d’entrevue de bureau explorent votre capacité à fournir un service d’information efficace au public, aux clients, aux collègues et aux gestionnaires.
Combien d’appels avez-vous dû effectuer un jour moyen?
Cela fournit une indication de votre niveau d’activité et du temps consacré au traitement des demandes d’informations. Si vous avez également traité avec le public par le biais de communications écrites, incluez-le dans votre réponse à l’entrevue de bureau.
Étiez-vous responsable de la coordination de tout événement, projet ou programme?
Avoir un bon exemple prêt d’un projet où vous étiez impliqué dans la planification et l’organisation. Les questions d’entrevue de bureau comme celle-ci sont conçues pour explorer vos compétences en planification et en organisation ainsi que votre initiative et votre capacité à travailler de façon autonome. Concentrez-vous sur ces compétences dans votre réponse.
Décrivez la situation de travail la plus occupée que vous avez récemment vécue?
Encore une fois avoir un exemple prêt pour l’intervieweur. Décrivez la situation, les mesures que vous avez prises pour répondre aux demandes et les résultats. Concentrez-vous sur votre capacité à performer sous pression en planifiant et en priorisant avec succès.
Évitez de faire des commentaires négatifs sur le fait d’avoir à gérer une situation occupée, mais plutôt de convaincre l’intervieweur que vous avez apprécié le défi.
Pouvez-vous me donner un exemple du genre de délais que vous avez dû respecter?
Soyez précis sur les délais quotidiens, hebdomadaires et trimestriels que vous avez régulièrement rencontrés. Expliquez comment vous avez planifié vos activités pour vous assurer de respecter les délais.
Comment hiérarchisez-vous votre travail?
Décrivez les techniques que vous utilisez pour organiser votre travail. Comment déterminez-vous l’importance et l’urgence d’une tâche? Que considérez-vous d’autre en priorisant votre travail – par exemple, les ressources disponibles pour accomplir la tâche?
Montrez comment vous pouvez utiliser votre jugement et planifier le plan d’action le plus approprié.
Décrivez les innovations que vous avez réalisées avec succès dans votre dernier emploi pour améliorer l’efficacité?
L’intervieweur veut savoir si vous êtes capable d’analyser un problème et de trouver une solution réalisable. Montrez comment vous utilisez votre initiative pour apporter de manière proactive des changements positifs.
Que considérez-vous être les qualités les plus importantes pour ce travail de bureau?
Un travail de type administratif ou de bureau implique principalement la gestion de l’information et la communication. Des qualités telles que de bonnes capacités d’écoute et de communication, de planification et d’organisation, de flexibilité, d’adaptabilité, de jugement indépendant, de confidentialité, d’attention aux détails et d’exactitude sont toutes des éléments clés des emplois de bureau.
Utilisez cette description de travail clérical détaillée pour vous assurer que vous avez une image claire de la tâche et des compétences requises pour un travail de bureau.
Découvrez comment répondre avec succès aux questions d’entrevue comportementales qui explorent vos compétences administratives.
Questions d’entrevue communes
Attendez-vous aux questions d’entrevue courantes qui sont posées dans presque chaque entretien d’embauche, y compris:
Parlez-moi de vous?
Quels sont vos forces et faiblesses?
Attendez-vous à des questions d’entrevue cléricales qui explorent votre motivation et votre engagement à l’emploi de bureau:
Qu’est-ce qui vous motive dans un travail?
Pourquoi voulez vous travailler pour cette entreprise?
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Les postes de commis impliquent souvent un large éventail de tâches, y compris le travail de secrétariat et de type administratif.
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